สำหรับเรื่องการวางแผนนั้น
ในภาพรวมก็คงเป็นไปตามที่เขียนไว้ในบทความที่ผ่านมา ที่เหลืออาจจะมีการวางแผนย่อยๆ
ในแต่ละขั้นของงาน และที่สำคัญในแผนย่อยๆนี้ให้รวมถึงแผนเผชิญเหตุ
เช่นเมื่อเกิดปัญหาไฟฟ้าเกิดดับจะทำอย่างไร เป็นต้น สำหรับงานแรกของ DT จริงๆ หลังจากการวางแผนคือ การประชุมผู้จัดการทีม
ซึ่งถ้าเป็นการแข่งขันระดับเล็กๆ ที่มีรูปแบบการจัดเป็นมาตรฐาน
การประชุมผู้จัดการทีมอาจไม่จำเป็น แต่ถ้าเป็นการแข่งขันรายการใหญ่ๆ การประชุมผู้จัดการทีมถือเป็นเรื่องสำคัญที่จำเป็นมาก
เนื่องจะต้องมีการหารือ หาข้อตกลงในบางเรื่องให้ทุกทีมเห็นชอบ
ในกรณีที่บางเรื่องอาจไม่สามารถปฏิบัติได้ในการแข่งขันครั้งนั้นๆ อาทิเช่น
ในการแข่งขัน SEA GAMES ผู้จัดการทีมหลายชาติอาจขอให้ยกเว้นเรื่องการมีชื่อสกรีนที่เสื้อตามกฎ
FIE เพราะประเทศเหล่านี้อาจยังไม่ร่ำรวยที่จะให้นักกีฬามีเสื้อเป็นส่วนตัว
ซึ่งก็สามารถทำได้ถ้าเป็นข้อตกลงและส่วนใหญ่ในที่ประชุมเห็นชอบ
DT มีหน้าที่สำคัญคือทำให้การแข่งขันสำเร็จลุล่วงไปโดยราบรื่น
เป็นไปตามกรอบมาตรฐานการแข่งขัน ทำให้การแข่งขันไหลลื่น
และที่สำคัญต้องทำความชัดเจนให้เห็นในระบบแข่งขัน สิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นได้ต่อเมื่อมีการตกลงกันในที่ประชุมเสียตั้งแต่เริ่มแรก
ในการประชุมผู้จัดการทีมนั้นปกติจะแบ่งออกเป็นสี่วาระใหญ่ๆได้แก่
- วาระที่หนึ่งเจ้าภาพ
หรือประธานคณะกรรมการจัดการแข่งขัน จะกล่าวต้อนรับ และแนะนำกรรมการจัดการแข่งขัน
ในนามเจ้าภาพ
- วาระที่สอง
ประธานเทคนิค DT ชี้แจงเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการแข่งขันทั้งปวง
ซึ่งจะได้กล่าวต่อไป
- วาระที่สาม
หัวหน้าผู้ตัดสินชี้แจงเรื่องกฏกติกา โดยเฉพาะกติกาที่มีการเปลี่ยนแปลง
การตีความในกติกา
- วาระที่สี่ หัวหน้า
SEMI
ชี้แจงเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการตรวจอาวุธทั้งปวง
ในวาระที่สามและสี่อาจรวมให้ประธานเทคนิค เป็นผู้ชี้แจงรวมก็ได้
หัวข้อเรื่องที่ DT ชี้แจงนั้นควรคลอบคลุมเรื่องต่อไปนี้
- แจ้งการลงทะเบียนผู้จัดการทีม
ผู้จัดการทีมที่ไม่มาลงชื่อจะอ้างไม่ได้ว่าไม่รับรู้กับข้อตกลงที่ได้มีการประชุมในครั้งนี้
- การตรวจสอบรายชื่อนักกีฬาของทีม
โดยผู้จัดการทีมลงชื่อรับรอง
- ตารางการแข่งขันโดยรวม
เวลาเริ่มการแข่งขันในแต่ละวัน ตารางพิเศษที่อาจมีในบางวัน เช่นพิธีเปิด พิธีปิด
การมอบรางวัลพิเศษประจำปี ฯลฯ
- การวางสนาม
หมายเลขสนาม สถานที่แข่งขัน (กรณีมีหลาย Hall)
- สูตรการแข่งขัน
ใช้สูตรแบบใด การตัดตัวนักดาบคิดกี่เปอร์เซ็นต์ของนักดาบ ถ้าการจัดเป็นสูตร Mix
ให้ชี้แจงรูปแบบการวางมือ
- โปรแกรมที่ใช้ในการแข่งขัน
เรื่องที่อาจจะเป็นปัญหา เช่นเรื่องของการจัดอันดับเมื่อจบรอบ Pool
โปรแกรมจะทำการจัดอันดับให้โดยอัตโนมัติ เรื่องของการเสี่ยงทายที่กระทำโดยเครื่องตัดสิน
ฯลฯ
- การตรวจสารกระตุ้น
ใช้วิธีการเจาะจงอันดับในตรวจ หรือสุ่มตรวจ เวลา สถานที่ในการตรวจ
- เรื่องที่เน้นย้ำเป็นพิเศษ
เช่นการตรงต่อเวลาในการไปรายงานตัวที่สนามแข่งขันแข่งขัน หรืออืนๆ
- ข้อตกลงอื่นๆที่เป็นการผ่อนผัน
เช่นหน้ากากที่ใช้ในการแข่งขันฟอยล์ อาจยกเว้นไม่ใช้หน้ากากแบบใหม่
เนื่องจากไม่สามารถจัดหาได้ทัน สำหรับเรื่องที่เป็นข้อตกลงในการผ่อนผันนั้น
ถ้าเป็นการแข่งขันอย่างเป็นทางการที่ FIE รับรองเป็น
Ranking ไม่สามารถอนุโลมได้ต้องเป็นไปตามข้อกำหนด
แต่ถ้าเป็นการแข่งขันระดับ Zone หรืออื่นๆ
ที่ไม่ได้เก็บคะแนนเป็น Ranking บางเรื่องอาจผ่อนผันได้
ถ้าผู้จัดการทีมทั้งหมดเห็นชอบ อย่างเช่นการสกรีนชื่อด้านหลังเสื้อ
หรือเครื่องหมายแสดงสัญญลักษณ์ของชาติที่เสื้อและกางเกง เป็นต้น
- ตารางการฝึกซ้อม
และการใช้สนามของแต่ละทีม รวมถึงตารางการเดินทางทั้งในห้วงระหว่างการฝึกซ้อมและในห้วงระหว่างการแข่งขัน
- การจัด Pool
จำนวนนักดาบต่อ Pool เวลาเริ่มแข่ง Event
แรก และโดยประมาณของ Event ที่สอง
(ถ้าจัดแข่งมากกว่าสองประเภทดาบ/วัน) การประกาศ Pool การแข่งขัน
แจ้งสถานที่ที่จะประกาศให้ทราบเป็นพิเศษ เช่นที่พักที่โรงแรมบริเวณหน้าลิฟท์
หรือที่สนามแข่งขัน หลังจากที่ประชุมเสร็จแล้วจะประกาศให้ทราบเมื่อใด เป็นต้น
- การสอบถามปัญหาข้อขัดข้องจากผู้จัดการทีมต่างๆ
เช่นบางทีมอาจมีปัญหานักกีฬาบาดเจ็บไม่สามารถแข่งขันได้ รายชื่อตรวจสอบแล้วไม่ตรง
- การขอ DT เข้าร่วมในการเป็นคณะ DT ร่วม
